Système de gestion de la continuité des activités

Lorsqu’on dirige une entreprise, il est essentiel de développer des stratégies de gestion des risques efficaces. Mais, quelle que soit l’efficacité des stratégies de gestion des risques, l’entreprise reste exposée à des menaces internes et externes. Ces menaces peuvent être des incendies, des cyber-attaques, des inondations, des changements de politique, des démissions inattendues du personnel, entre autres. 

La gestion de la continuité des activités concerne la stratégie adoptée par les entreprises et les organisations pour prévoir, prévenir et récupérer les menaces potentielles. Elle permet de maintenir les fonctions de l’entreprise pendant un incident ou de la remettre rapidement sur les rails après une catastrophe. 

Grâce à un système efficace de gestion de la continuité des activités, les entreprises peuvent analyser tous les facteurs susceptibles d’être à l’origine de risques potentiels et y remédier si nécessaire.

Comme le précise la norme ISO 22301, un système de gestion de la continuité des activités permet de

  • Comprendre la nécessité de la continuité et de la préparation
  • Mettre en place et faire fonctionner des mesures et des contrôles pour une bonne gestion des risques globaux de continuité de l’entreprise.
  • Amélioration régulière des mesures objectives de l’entreprise.

Etapes de l’élaboration d’un système pratique de gestion de la continuité des activités

La mise en place d’un système efficace de gestion de la continuité des activités vous aidera à protéger le personnel et les actifs de votre entreprise, pendant et après une catastrophe.

Les étapes à suivre pour élaborer un plan de continuité efficace sont les suivantes :

Étape 1 : Organisez une équipe de gestion de la continuité des activités :

Lorsque votre entreprise est confrontée à une situation d’urgence, l’équipe de gestion de la continuité des activités initialement mise en place gère et met en œuvre la stratégie de continuité des activités. Le nombre de personnes qui composent l’équipe dépend principalement de la taille de l’entreprise et de l’approche de la mise en œuvre du système de gestion. 

Votre équipe doit être composée d’un responsable, d’un responsable adjoint et d’un assistant administratif de chaque service. Si vous avez une organisation de taille moyenne ou grande, il est essentiel qu’au moins une personne de chaque service fasse partie de l’équipe de continuité et que les responsabilités soient réparties en conséquence.

Étape 2 : Effectuer une analyse de l’impact sur l’entreprise (BIA)

Après avoir mis en place votre équipe de continuité des activités, le processus de planification suivant consiste à comprendre les risques opérationnels, financiers et physiques qu’une menace potentielle peut imposer à votre entreprise. Ce risque peut être déterminé par une “analyse de l’impact sur les activités” (BIA). Bien que les analyses d’impact sur les activités soient assez complexes et nécessitent souvent un questionnaire complet pour recueillir les informations dont vous aurez besoin, la réalisation d’une analyse d’impact sur les activités vous aidera considérablement à identifier et à évaluer les risques.

Étape 3 : Identifiez les ressources dont vous avez besoin grâce à une analyse des lacunes.

Après avoir mené votre BIA, vous devez avoir observé certains risques potentiels pour votre entreprise en cas d’urgence. Votre équipe aura également identifié des incohérences entre vos ressources disponibles et vos ressources nécessaires ; c’est là qu’intervient l'”analyse des écarts”. L’analyse des écarts permet de détecter les besoins de rétablissement d’une entreprise par rapport à ses ressources disponibles.

Étape 4 : Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de récupération.

Les étapes précédentes ont porté sur la détection des risques commerciaux, mais savoir cela n’est pas suffisant. Votre équipe chargée de la continuité des opérations doit savoir comment réagir aux urgences et se remettre d’une catastrophe. En l’absence de plans de reprise, les pertes financières risquent de dépasser les limites et d’entraîner des revers importants. Par exemple, si votre entreprise est inondée et que certaines machines sont endommagées, comment allez-vous continuer à répondre à la demande de biens ou de services de vos clients ?

Étape 5 : tester les stratégies, proposer des recommandations et apporter des améliorations

Une stratégie de continuité des activités n’est jamais vraiment achevée, car la nature des risques et les exigences ne sont jamais coulées dans le béton. Au contraire, ces menaces évoluent avec le temps et s’adaptent à la croissance de l’entreprise. Par conséquent, vous devez toujours tester votre plan de continuité des activités et le modifier si nécessaire pour vous assurer de son efficacité. Observez vos résultats et faites des recommandations pour améliorer votre plan.

Vous cherchez à élaborer un plan efficace de gestion de la continuité des activités pour votre entreprise, ou vous voulez former et équiper votre personnel avec les compétences nécessaires qui aideront votre entreprise à fonctionner même en cas d’adversité (comme le COVID-19) ; nous pouvons vous aider !

Avec plus de 15 ans d’expérience dans la formation, la consultation, l’audit et l’optimisation des processus, Formatour Incorporated a ce qu’il faut pour aider votre entreprise à maintenir une fonctionnalité optimale avec le bon système de gestion de la continuité des activités.

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