Envisagez-vous de faire certifier votre entreprise à la norme ISO ?
Cela peut être un excellent moyen de démontrer votre engagement en faveur de la qualité et de vous démarquer de la concurrence.
La certification ISO est une norme internationalement reconnue qui est utilisée pour évaluer et certifier les organisations. Elle repose sur un ensemble de principes de gestion de la qualité, dont l’orientation client, l’approche orientée processus, l’amélioration continue et la prise de décision basée sur les faits.
Le processus de certification ISO peut être décourageant, mais il n’a pas à l’être. Dans ce blog, nous allons décomposer le processus étape par étape afin que vous puissiez comprendre les exigences et vous mettre sur la voie de la certification ISO.
La certification ISO pour n’importe quelle norme suit pratiquement le même processus qui peut s’étaler sur plus ou moins 9 à 12 mois ou même plus selon la disponibilité et l’engagement des acteurs de l’entreprise.
Nous résumons le processus en 7 étapes. A ce niveau, il y a deux approches.
L’entreprise peut décider de réaliser le projet par elle-même
ou de se faire accompagner par un consultant ou une structure spécialisée.
Dans la plupart des cas, les entreprises choisissent de travailler avec des consultants externes. Cela présente l’avantage de gagner du temps et d’éviter certaines erreurs. Poursuivons avec cette approche lorsque l’entreprise décide de se faire accompagner par un consultant ou une structure spécialisée.
Recherche d’organismes de certification
Une fois que vous avez choisi la norme ISO appropriée, l’étape suivante consiste à rechercher les organismes de certification. Un organisme de certification est une organisation qui a le pouvoir d’évaluer et de certifier des organisations sur la base d’un ensemble de normes.
Il est important de choisir un organisme de certification qui est accrédité par une autorité nationale ou internationale reconnue. Il est également important d’être certifié par un organisme réputé, connu dans votre secteur d’activité et surtout apprécié par vos clients ou partenaires commerciaux.
La première chose à faire est donc de signer un accord de confidentialité avec le consultant/la firme dès qu’un accord de principe est obtenu pour le projet.
Définir la portée
Convenez de la portée du projet (tout ou partie de l’organisation) et discutez de l’équipe de projet et des canaux de validation.
Le consultant réalisera un diagnostic initial selon la norme choisie afin de déterminer le niveau initial de conformité.
Le diagnostic initial permettra de mieux apprécier la charge de travail réelle. Ainsi, le consultant élaborera un plan de mise en œuvre qui détaille les actions, les personnes qui doivent les réaliser, le calendrier – en fonction des priorités identifiées dans le diagnostic.
L’un des points les plus importants sera l’analyse du contexte de l’entreprise et de ses parties prenantes.
Élaborer un système de gestion de la qualité (SGQ)
L’étape suivante consiste à élaborer et à mettre en œuvre un système de gestion de la qualité (SGQ) qui répond aux exigences de la norme ISO choisie. Cela comprend le développement et la documentation des processus, la mise en œuvre d’un système de contrôle efficace et l’assurance que tous les employés sont correctement formés.
Le client travaillera avec le consultant pour effectuer l’évaluation des risques, définir les objectifs du système à mettre en œuvre, définir la documentation, etc.
Préparez-vous à apporter les modifications nécessaires à votre SMQ
Une fois l’évaluation/audit terminé, l’organisme de certification vous fournira une liste de tous les domaines qui doivent être traités avant que la certification puisse être accordée.
L’organisme de certification effectuera plusieurs tâches pour vous aider à vous approprier votre SMQ
Former les auditeurs internes, sensibiliser le personnel et réaliser des audits internes en conséquence.
Effectuer au moins une revue de direction
Prendre le temps de faire fonctionner le système avec vous
Si le système présente encore des lacunes ou des non-conformités, corrigez-les et conservez-en la preuve.
Vous devrez apporter les modifications nécessaires à votre SMQ pour qu’il réponde aux exigences de la norme.
Préparez-vous à apporter les modifications nécessaires à votre SMQ
Une fois l’évaluation/audit terminé, l’organisme de certification vous fournira une liste de tous les domaines qui doivent être traités avant que la certification puisse être accordée.
L’organisme de certification effectuera plusieurs tâches pour vous aider à vous approprier votre SMQ
Former les auditeurs internes, sensibiliser le personnel et réaliser des audits internes en conséquence.
Effectuer au moins une revue de direction
Prendre le temps de faire fonctionner le système avec vous
Si le système présente encore des lacunes ou des non-conformités, corrigez-les et conservez-en la preuve.
Vous devrez apporter les modifications nécessaires à votre SMQ pour qu’il réponde aux exigences de la norme.
Pre-certification or blank audit
This one is optional but important because it allows to correct the deviations and eventually allows the system to be seen under another eye.
Ideally, the blank audit is done under the same conditions as the certification audit itself and by a person other than the consultant.
Recevoir et maintenir la certification
Une fois tous les changements nécessaires effectués, l’organisme de certification vous délivrera un certificat de conformité indiquant que votre SMQ a satisfait aux exigences de la norme.
Après la certification, on entre dans la dynamique de l’amélioration continue. Votre certification sera valable pendant 3 ans ; il vous faudra donc maintenir cette certification !
Le maintien implique des audits annuels et des visites de surveillance pour s’assurer que votre SMQ est toujours conforme aux exigences de la norme.
Obtenir la certification ISO est un excellent moyen de démontrer votre engagement envers la qualité et de vous démarquer de la concurrence. Le processus peut être intimidant, mais si vous suivez les étapes décrites dans ce blog, vous devriez être sur la bonne voie pour obtenir la certification ISO.
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus.
Bonne chance !
Chez FormaTour, nous avons des experts qui couvrent toutes les normes de certification ISO. De la sécurité de l’information aux systèmes de gestion de la qualité en passant par la continuité des activités et plus encore… Rejoignez-nous à tout moment !